¿Cómo debe especificar mi contrato el manejo de problemas de calidad para las piezas de tren de rodaje de excavadoras encontrados después de la entrega?

 

Asegurarse de que su contrato aborde claramente cómo manejar los problemas de calidad con los componentes del tren de rodaje (undercarriage parts) para excavadoras descubiertos después de la entrega es crucial para proteger sus intereses. Estas cláusulas ofrecen orientación sobre la resolución de problemas de forma rápida y efectiva.

Incorpore términos integrales que especifiquen responsabilidades, procedimientos y plazos para gestionar las reclamaciones de calidad de manera efectiva.

¿Cuál debería ser el plazo para inspeccionar la mercancía e informar cualquier defecto?

Un plazo claramente definido impulsa las inspecciones y el procesamiento de reclamaciones a tiempo.

Normalmente, permita un período de 30 a 90 días después de la entrega para las inspecciones y la notificación de defectos, equilibrando una evaluación exhaustiva con una comunicación rápida.

Detalles del plazo

• Ventana de Inspección: Especifique un tiempo razonable para la inspección ¹. Si bien 30 días es común, 90 días pueden ser más apropiados para piezas que deben almacenarse antes de su uso.
• Plazo de Notificación de Defectos: Indique claramente que la notificación por escrito debe enviarse dentro de esta ventana.
• Cláusula de Defectos Latentes ²: Agregue una cláusula separada para defectos no descubribles mediante una inspección inicial razonable (por ejemplo, fallas metalúrgicas internas) que aparezcan después de la instalación, extendiendo el período de notificación para tales problemas específicos, a menudo vinculándolo al período de garantía.

Redacción contractual recomendada

Cláusula	Especificación	Acción
Período de Inspección	30 a 90 días	Evaluar a fondo
Plazo de Notificación	Dentro del período de inspección	Notificar con prontitud

¿Qué tipo de evidencia (fotos, videos, informes) necesitaré proporcionar para presentar una reclamación?

La evidencia sólida respalda las reclamaciones por defectos y facilita la resolución.

Incluya una lista de la documentación requerida, como descripciones detalladas, evidencia fotográfica ³, videos que muestren la falla de la pieza (si corresponde) y cualquier informe de análisis de terceros ⁴ relevante.

Requisitos de evidencia

• Fotografías y Videos: Capture imágenes y filmaciones claras de los defectos, números de pieza y códigos de lote.
• Descripciones Escritas: Proporcione un informe detallado de la falla, las condiciones de operación y las horas de uso.
• Informes de Expertos: Resérvese el derecho de utilizar inspecciones de terceros para validar reclamaciones complejas o impugnadas.

Pautas de documentación

Tipo de Evidencia	Detalles Necesarios	Objetivo
Fotos/Videos	Claridad, múltiples ángulos, números de pieza	Prueba visual
Informes	Análisis detallado, horas de operación	Soporte de reclamaciones de garantía 5

¿Debería el contrato especificar si reemplazarán, reembolsarán o repararán las piezas defectuosas?

Defina las opciones de resolución para las piezas defectuosas dentro del contrato.

Aclare si el proveedor debe reemplazar, reembolsar o reparar las piezas, incluyendo la autoridad de decisión y los plazos para la acción. Esta es una parte clave de sus remedios contractuales B2B ⁶.

Especificaciones de resolución

• Opciones Proporcionadas: Describa claramente todos los posibles remedios (Reparación, Reemplazo, Reembolso/Crédito).
• Autoridad y Decisión: Como comprador, debe negociar para tener la elección del remedio, en lugar de dejarlo a discreción del proveedor.
• Plazo de Implementación: Incluya plazos (por ejemplo, "El proveedor debe enviar las piezas de reemplazo dentro de los 15 días hábiles posteriores a la aprobación de la reclamación").

Ejemplo de redacción

“El proveedor, a discreción del comprador, reparará, reemplazará o emitirá un crédito/reembolso completo por las piezas defectuosas dentro de los 30 días posteriores a la validación de la reclamación.”

¿Quién debe ser responsable de los costos de envío asociados con la devolución o el reemplazo de las piezas?

Asignar la responsabilidad de los costos de envío evita disputas después de problemas de entrega.

Especifique en el contrato que el proveedor cubre todos los costos de envío para la mercancía defectuosa ⁷, incluyendo la devolución de la pieza defectuosa y el envío del reemplazo.

Cláusulas de asignación de costos

• Devoluciones de Piezas Defectuosas: El proveedor es responsable de todos los costos de flete (por ejemplo, a través de DDP - Delivered Duty Paid ⁸) para devolver la pieza defectuosa confirmada.
• Envío de Reemplazo: El proveedor asume todos los costos de envío de la pieza de reemplazo a la ubicación del comprador.
• Costos de Inspección: Indique que si se determina que la mercancía no es conforme, los costos de inspección razonables del comprador ⁹ son recuperables del vendedor.

Esquema de términos de envío

Artículo	Responsabilidad	Cobertura de Costos
Devoluciones	Proveedor	Costos logísticos completos
Reemplazos	Proveedor	Todo el flete e impuestos

Conclusión

Al detallar los términos clave del contrato, incluidos los plazos de inspección, los requisitos de evidencia, las vías de resolución y las responsabilidades de los costos de envío, usted protege sus operaciones y asegura un manejo eficiente de los problemas de calidad para los componentes del tren de rodaje de excavadoras. Esto crea un claro mecanismo de resolución de disputas ¹⁰ antes de que surjan los problemas.

Notas al Pie  

1. Entienda el 'Derecho del Comprador a Inspección de la Mercancía' bajo el UCC. ↩︎  
2. Aprenda sobre el manejo contractual de defectos latentes en la fabricación. ↩︎  
3. La importancia de la evidencia fotográfica en la documentación de reclamaciones de calidad. ↩︎  
4. Uso de informes de inspección de terceros para validar reclamaciones por defectos. ↩︎  
5. Remedios legales por incumplimiento de garantía en transacciones B2B. ↩︎s
6. Guía de remedios comunes por incumplimiento de contrato en acuerdos B2B. ↩︎s
7. Asignación de responsabilidad por costos de envío de devolución B2B en contratos. ↩︎  
8. Explicación de Incoterms 2020, incluyendo DDP (Delivered Duty Paid). ↩︎s
9. Recuperación de costos de inspección por mercancía no conforme. ↩︎  
10. Mejores prácticas para redactar cláusulas de resolución de disputas en contratos con proveedores. ↩︎