He visto a compradores frustrarse por barreras de idioma 1. Piden una pieza, pero la mala comunicación significa que llega el artículo equivocado. Como proveedor, sé que un inglés claro es esencial para prevenir estos costosos errores.
Para evaluar las habilidades de inglés de un equipo de ventas de piezas de tren de rodaje, debe evaluar tanto su precisión técnica como su fluidez comunicativa. Esto implica verificar su terminología en correos electrónicos, escuchar su comprensión en llamadas y revisar la claridad de sus documentos escritos.
Pero no necesita ser un experto en idiomas para hacer esto. Puede comenzar a evaluar sus habilidades desde la primera interacción. Analicemos exactamente lo que yo busco.
¿Puedo medir su competencia durante nuestros intercambios iniciales de correos electrónicos y videollamadas?
Usted envía un correo electrónico detallado solicitando una cotización. La respuesta es confusa o omite puntos clave. Esto le hace perder el tiempo. Yo creo que el primer contacto revela casi todo lo que necesita saber.
Sí, los correos electrónicos iniciales y las videollamadas son las mejores herramientas para medir la competencia. En los correos electrónicos, busque una gramática clara, un tono profesional y el uso correcto de términos técnicos. En las videollamadas, escuche su capacidad para entender sus preguntas y dar respuestas fluidas y lógicas sin dudar.
Mis clientes, especialmente los directores de compras experimentados 2 de EE. UU. o Europa, son expertos. No tienen tiempo para "traducir" un correo electrónico confuso de un vendedor. Cuando capacito a mi propio equipo, hago hincapié en que el primer correo electrónico es una prueba.
Qué Buscar en los Correos Electrónicos
La primera respuesta es crítica. No busco un inglés académico perfecto. Busco claridad.
- Capacidad de respuesta: ¿Respondieron a todas sus preguntas? ¿O solo a las fáciles? Si pido especificaciones, precio y plazo de entrega, espero tres respuestas claras.
- Precisión: Esto es muy importante. Si un comprador pregunta por el "tiempo de entrega de pedidos a granel", un buen vendedor responde con esa frase exacta o una respuesta clara como: "El plazo de entrega para un pedido a granel 3 es de 30 días". Uno deficiente podría simplemente decir "el envío es rápido". Esta es una respuesta vaga e inútil.
- Gramática y Errores Tipográficos: Algunos pequeños errores están bien. No todos somos hablantes nativos. Pero si el correo electrónico está lleno de errores, muestra falta de cuidado. También me preocupa que sus documentos técnicos o papeles de envío tengan errores similares.
A menudo le digo a mi equipo: "Imaginen que el comprador está leyendo esto. Están ocupados. Háganlo simple. Háganlo claro. Revisen su trabajo antes de enviar".
Qué Escuchar en las Videollamadas
Las videollamadas ponen a prueba una habilidad diferente: la comprensión en tiempo real 4.
Mis clientes americanos y europeos a menudo tienen acentos específicos o hablan rápido. ¿Puede el vendedor seguirles el ritmo?
Aquí hay una prueba simple que recomiendo:
1. Haga una pregunta técnica específica. Use un número de pieza o modelo. Por ejemplo: "Necesito zapatas de cadena para una Komatsu PC200."
2. Escuche la respuesta. ¿Hacen una pausa prolongada? ¿Le piden que "repita de nuevo" muchas veces? Una pausa corta para pensar es normal. Un silencio prolongado y confuso es una señal de alarma.
3. ¿Confirman? Un vendedor excelente le repetirá la información clave. "De acuerdo, zapatas de cadena para una Komatsu PC200. Entendido. ¿Cuántas unidades necesita?" Esto demuestra que le entendieron correctamente.
Si solo dicen "sí, sí" a todo, me pongo nervioso. Esto a menudo significa que no entendieron, pero tienen miedo de decirlo. Preferiría mucho más que alguien dijera: "¿Podría deletrear ese número de modelo, por favor?" a que simplemente adivine.
Aquí hay una lista de verificación simple que yo utilizo.
| Lista de Verificación de Correo Electrónico y Llamada | Criterio | Señal de Alarma (Mal Inglés) | Señal Verde (Buen Inglés) |
|---|---|---|---|
| Claridad del Correo Electrónico | Respuestas vagas; muchos errores gramaticales. | Responde a cada pregunta directamente. | |
| Términos del Correo Electrónico | Utiliza palabras generales ("pieza de metal"). | Utiliza términos precisos ("rodillo superior/portador," "rueda guía/tensa"). | |
| Comprensión en Llamada | Pide repetir cada frase. | Entiende acentos y términos técnicos. | |
| Fluidez en Llamada | Pausas largas y confusas; muy lento. | Habla con fluidez, aunque sea de forma sencilla. |
¿Qué tan importante es que su equipo técnico pueda entender mis preguntas detalladas de ingeniería?
Usted tiene un trabajo personalizado. Necesita hablar sobre la dureza del material y el tratamiento térmico 5. Si el vendedor no puede traducir esto, su proyecto está muerto. He visto que esto sucede.
Es extremadamente importante. La comprensión del equipo técnico es la diferencia entre recibir la pieza personalizada correcta y un proyecto fallido. Si no pueden entender términos de ingeniería precisos, no pueden fabricar su componente con las especificaciones de material o tolerancias correctas.
Esto es el núcleo de mi negocio. Somos una fábrica. Fabricamos piezas OEM 6. Si nuestros ingenieros malinterpretan una especificación técnica, toda la producción puede ser incorrecta. Aquí es donde veo la mayor brecha entre los proveedores buenos y malos.
Un vendedor es un puente. Debe llevar la información del comprador a nuestros ingenieros. Si ese puente es débil, la información cae.
El Peligro de "Perdido en la Traducción"
Recuerdo un caso hace años, antes de que yo tuviera controles de idioma estrictos. Un cliente solicitó una pieza con "parámetros de carga" específicos. El vendedor no entendió esta frase técnica. Simplemente pasó el dibujo de la pieza estándar a la fábrica. El cliente recibió una pieza que falló bajo su aplicación específica de trabajo pesado.
Por eso tengo una regla de oro: Un vendedor debe saber la diferencia entre un "rodillo superior" (carrier roller) y una "rueda guía" (idler). Suenan similares. Ambas son ruedas. Pero tienen funciones y especificaciones completamente diferentes.
Si un comprador pregunta: "¿Cuáles son los parámetros de carga de su rodillo superior?", el vendedor debe ser capaz de:
1. Entender la pregunta al instante.
2. Hacerle la pregunta correcta a nuestro ingeniero.
3. Traducir la respuesta técnica del ingeniero de vuelta al comprador claramente.
Si confunden "rodillo superior" con "rueda guía", los datos que le dan son erróneos e inútiles.
Revise sus Documentos
¿Cómo puede probar esto antes de comprar? Pida sus documentos técnicos.
Siempre proporciono a mis compradores serios informes de calidad 7, especificaciones de material y datos de tratamiento térmico. Me aseguro de que mi equipo traduzca esto perfectamente.
Cuando reciba un informe de un nuevo proveedor, mire el inglés.
- ¿Son correctos los términos? Busque frases clave como "capacidad de carga" o "estándar del material".
- ¿Es claro? ¿O es una mala traducción por computadora?
- ¿Son claras y correctas las unidades y los números?
Si los documentos técnicos están desordenados y llenos de mal inglés, ¿cómo puede confiar en su proceso de fabricación? Muestra una falta de atención al detalle. Esta es una señal de alarma importante para cualquier comprador técnico.
| Terminología Técnica: ¿Aprobado o Suspenso? | Pregunta Técnica | Respuesta de Vendedor Deficiente | Respuesta de Vendedor Bueno |
|---|---|---|---|
| "¿Cuál es el proceso de tratamiento térmico?" | "Sí, es muy fuerte." | "Nuestro proceso es templado y revenido, alcanzando una dureza superficial de HRC 52-58." | |
| "¿Puedo ver el estándar del material?" | "Es un buen metal." | "Sí, utilizamos acero 40MnB. Enviaré el informe de composición del material." | |
| "Necesito esto para una Komatsu PC200." | "De acuerdo, lo revisaré." (y nunca confirma) | "Para la PC200. Entendido. ¿Es el modelo estándar o el modelo LC?" |
¿Cuáles son los riesgos si su inglés no es lo suficientemente claro para discutir problemas complejos?
Las piezas llegan tarde. Usted pregunta por qué. El proveedor le da una respuesta vaga y confusa. Ahora no puede planificar su inventario. Este es un riesgo real que yo me esfuerzo por evitar para mis clientes.
Los riesgos son significativos. Un inglés deficiente conduce a pedidos incorrectos, retrasos en el envío y grandes problemas con el soporte posventa. Si no pueden explicar claramente un retraso en la producción o entender una reclamación de garantía, su negocio perderá tiempo y dinero.
Aquí es donde un pequeño problema de idioma se convierte en un gran desastre empresarial. Muchos compradores se centran en la parte de la "venta". Yo me centro en la parte del "problema". ¿Qué pasa cuando algo sale mal?
En mis más de 20 años en este negocio, sé que habrá problemas. Un envío se atasca en el puerto. Una materia prima se retrasa. Un evento global cierra el envío.
Aquí es donde la resolución lógica de problemas en inglés se vuelve crítica.
Cuando Ocurren Problemas
Imagine que su pedido está retrasado. Usted envía un correo electrónico al proveedor.
- Un mal proveedor (con inglés deficiente) podría decir: "Lo siento, tengo problema. Espere." Esto no le dice nada. Usted se enoja. No puede planificar.
- Un buen proveedor (con inglés claro) dirá: "Hay un retraso logístico 8 de 3 días en el puerto. El barco está esperando. Esperamos que salga el viernes. Aquí está la nueva HET. También hemos realizado un ajuste de producción para que su próximo pedido se envíe antes."
¿Ve la diferencia? El buen proveedor utiliza términos precisos ("retraso logístico", "ajuste de producción"). Explican el problema, la razón y la solución. Puedo confiar en ellos. Puedo planificar mi negocio.
Si un vendedor no puede explicar un simple retraso de forma lógica, ¿cómo puede manejar una compleja reclamación de garantía 9?
El Costo de la Negociación
Esto también se aplica a las negociaciones. Los compradores experimentados son profesionales. Quieren discutir los términos de forma rápida y justa.
He visto negociaciones fracasar debido al idioma.
- Un comprador pide un "descuento de compra" por un gran volumen.
- El vendedor no entiende "descuento" (discount) frente a "reembolso" (rebate).
- El comprador pregunta sobre "condiciones de pago", como Neto 30 10.
- El vendedor solo conoce "pague ahora".
Si usted tiene que "repetir de nuevo" constantemente, la negociación se estanca. Se siente poco profesional. Hace perder el tiempo. Un buen vendedor puede discutir dinero y términos tan claramente como discute las especificaciones del producto. No tiene que ser un orador perfecto, pero debe ser un comunicador claro. Esto genera confianza, que es la base del B2B.
¿Debería preocuparme si siempre me comunico a través de un solo vendedor?
Su vendedor es excelente. Pero luego se va de vacaciones, o renuncia. De repente, nadie en la empresa sabe quién es usted. Este es un gran riesgo, y yo estructuro mi equipo para evitarlo.
Sí, esto puede ser una preocupación importante. Si bien un único punto de contacto es eficiente, crea un riesgo. Si esa persona se va o no está disponible, sus pedidos e historial técnico pueden perderse. Un proveedor profesional debe tener un equipo de soporte o gerente que también conozca su cuenta.
Esta es una pregunta muy inteligente. Se trata de la estabilidad del proveedor, no solo del idioma. Mis mejores clientes conocen este dolor. Han sido perjudicados antes.
Un único vendedor puede ser excelente. Conoce su historial. Entiende sus necesidades. Es eficiente.
Pero, ¿qué sucede cuando esa única persona es la única en la empresa que habla buen inglés?
El "Punto Único de Falla"
Este es un término de ingeniería, y se aplica perfectamente aquí. Si toda su relación depende de una persona, usted tiene un "punto único de falla".
He escuchado historias de clientes que tenían un gran vendedor. Luego esa persona renunció. El nuevo vendedor hablaba mal inglés y no tenía idea de sus pedidos anteriores. El comprador tuvo que empezar de cero. Tuvieron que volver a explicar todas sus necesidades técnicas y estándares de calidad.
Este es un gran dolor de cabeza. Le cuesta tiempo y dinero al comprador. También muestra que la empresa proveedora no está bien gestionada.
Cómo Maneja Esto un Buen Proveedor
En mi empresa, aprendimos esta lección. Proporcionamos un vendedor dedicado, por supuesto. Pero también nos aseguramos de que haya un sistema.
1. Un Equipo de Soporte: Mis vendedores tienen asistentes o personal de soporte técnico. Estas personas a menudo están en copia (CC) en correos electrónicos importantes. También hablan inglés. Si el vendedor principal está enfermo, la persona de soporte puede intervenir.
2. Un Sistema Compartido (CRM): Todos sus detalles técnicos, pedidos anteriores y requisitos especiales están en nuestro sistema de la empresa. Cualquier vendedor o gerente puede acceder a ellos.
3. Presentar al Gerente: A menudo presento a mi gerente de ventas a mis cuentas clave. El inglés del gerente también es muy bueno. Esto le da al cliente una segunda persona a la que contactar en caso de emergencia.
Entonces, ¿cómo puede probar esto?
- Pregunte: "¿Quién es su gerente?" o "¿Quién es su respaldo si está de vacaciones?"
- Observe: ¿Hay otras personas en copia (CC) en sus correos electrónicos alguna vez?
- Solicite: "¿Podría poner en copia (CC) a su líder técnico en nuestro próximo correo electrónico? Tengo una pregunta compleja."
Un buen proveedor estará feliz de hacerlo. Un proveedor débil (que está ocultando su falta de profundidad en el inglés) pondrá excusas.
| Estructura de Comunicación del Proveedor | Característica | Proveedor de Alto Riesgo | Proveedor de Bajo Riesgo (Mi Modelo) |
|---|---|---|---|
| Contacto | Solo un vendedor habla inglés. | Vendedor, soporte técnico y gerente hablan inglés. | |
| Conocimiento | Toda la información está en la cabeza del vendedor. | Toda la información está en un sistema central de la empresa. | |
| Ausencia | Si el vendedor está enfermo, toda la comunicación se detiene. | Un contacto de respaldo o gerente puede responder. | |
| Riesgo | Alto riesgo de perder todo el historial si el vendedor renuncia. | Bajo riesgo; la relación es con la empresa. |
Conclusión
En mi experiencia, evaluar el inglés de un equipo de ventas es simple. No se trata de una gramática perfecta. Se trata de claridad, precisión técnica y fiabilidad. Estas son las claves que demuestran que ha encontrado un verdadero socio.
Notas al Pie
1. Estrategias para superar las barreras del idioma en los negocios internacionales. ↩︎
2. Responsabilidades y expectativas clave de los directores de compras. ↩︎
3. Entendiendo la logística y los términos del cumplimiento de pedidos a granel. ↩︎
4. La importancia de la comprensión en tiempo real en las videollamadas con clientes. ↩︎
5. Una explicación técnica de los procesos de tratamiento térmico para piezas de acero. ↩︎
6. Conozca la definición y los estándares para piezas de Fabricante de Equipo Original (OEM). ↩︎
7. Cómo las empresas utilizan informes de calidad para garantizar los estándares del producto. ↩︎
8. Causas comunes de los retrasos logísticos en las cadenas de suministro globales. ↩︎
9. Mejores prácticas para gestionar y procesar reclamaciones de garantía B2B. ↩︎
10. Definición de los términos de pago Neto 30 en transacciones B2B. ↩︎