Un rodillo inferior (o rodillo de cadena) falla. Su máquina está parada. Usted presenta un reclamo de garantía, pero luego el proveedor le pide a usted que pague el envío. Es una situación frustrante que veo a menudo.
En mis 20 años en Dingtai, lo he visto todo. Por lo general, la garantía cubre la pieza, pero no los costos de envío, a menos que lo escribamos explícitamente en el contrato. Debe esperar pagar el envío a menos que su proveedor establezca claramente lo contrario.
Este "costo oculto" causa grandes disputas. Como gerente de compras como David, usted necesita claridad antes de comprar. Analicemos las preguntas comunes que escucho de los clientes sobre el envío de garantía, comenzando con las más urgentes.
¿Debo esperar que el proveedor cubra el costo del flete aéreo para las piezas de repuesto urgentes?
Su excavadora está parada, lo que le cuesta $2,000 al día. Necesita esa pieza ahora por flete aéreo. Pero, ¿quién paga esa enorme factura? Este es un gran problema para muchos compradores.
Según mi experiencia, casi ninguna garantía estándar cubre el envío acelerado (flete aéreo). Los proveedores generalmente solo cubren el flete marítimo o terrestre estándar, si es que cubren el envío. Si lo necesita rápido, es casi seguro que pagará el costo adicional usted mismo.
El flete aéreo es extremadamente caro para las piezas de tren de rodaje (o partes de rodaje) pesadas. Un proveedor podría pagar $200 por flete marítimo, pero $2,000 por flete aéreo. Simplemente no absorberán este alto costo.
Tuve un cliente en los EE. UU., "David", que enfrentó exactamente este problema. Su máquina estaba inactiva y exigió que le enviáramos un segmento (o corona) de repuesto por vía aérea. Nuestra política estándar, como la mayoría en China, cubre el envío estándar si es un defecto de calidad confirmado. No cubre la urgencia.
Tuvimos que decirle la dura verdad: podemos enviarlo por mar (que tarda 40 días) según los términos de la garantía, o puede pagar el flete aéreo para recibirlo en 5 días.
Estaba muy molesto. Valoramos nuestra relación, por lo que llegamos a un compromiso. Él aceptó pagar la diferencia entre nuestro costo de flete marítimo estándar y el costo de flete aéreo. Esto nos pareció justo para ambas partes.
Por qué los Proveedores se Resisten a Pagar el Flete Aéreo
Hay razones claras por las que los proveedores como yo se resisten a pagar el envío aéreo de emergencia:
- Alto Costo: El costo del flete aéreo puede borrar fácilmente todo el margen de beneficio de la venta original.
- Mal Precedente: Si lo hacemos para un cliente, debemos hacerlo para todos. Se convierte en una práctica comercial 1 insostenible.
- Complejidad Logística: El flete aéreo para piezas industriales pesadas y voluminosas requiere manejo especial y papeleo 2, lo cual es un servicio adicional.
Sus Opciones para Piezas Urgentes
Cuando su máquina está parada, tiene algunas opciones:
1. Pagar el costo total: Si su costo por tiempo de inactividad es mayor que el flete aéreo, tiene sentido comercial 3 simplemente pagarlo.
2. Negociar la diferencia: Esto es lo que hice con David. Pídale al proveedor que cubra su costo de envío "estándar" y usted paga el resto.
3. Usar su propio transportista: A veces, su propio socio logístico puede conseguirle una tarifa mejor 4 que la del proveedor.
También advierto a mis clientes sobre el reembolso. Algunos proveedores podrían decir que lo "cubrirán", pero quieren decir que usted paga por adelantado y ellos le reembolsarán 30-60 días después. Esto realmente puede afectar su flujo de caja 5. Siempre pregunte: "¿Usted paga directamente a la compañía de envío, o tengo que pagar yo y esperar el reembolso?"
Tabla 1: Flete Aéreo vs. Flete Marítimo (Costo de Ejemplo)
| Característica | Flete Marítimo Estándar | Flete Aéreo Acelerado |
|---|---|---|
| Costo de Ejemplo (Rodillo de 100kg) | $150 | $1,200 |
| Tiempo de Tránsito (China a EE. UU.) | 30-45 Días | 5-7 Días |
| Quién Paga Usualmente (Garantía) | Proveedor (si está cubierto) o Comprador | Comprador (o el Comprador paga la diferencia de $1,050) |
| Mejor para | Pedidos de stock, reemplazos no urgentes | Emergencias, situaciones de alto tiempo de inactividad |
¿Puedo negociar este punto y que quede claramente establecido en nuestro acuerdo de suministro?
Está cansado de discutir sobre los costos de envío después de que una pieza falla. Se siente atrapado por términos de garantía vagos. Hay una manera simple de evitar esta pelea cada vez.
Absolutamente. Como fabricante, quiero que negocie esto. Debe lograr que los términos de envío estén definidos 6 en el Acuerdo de Compra (PA) o contrato de suministro. Si no está por escrito, no existe. Esto nos protege a ambos de futuras disputas.
Esta es la cosa más importante que puede hacer. Un buen comprador como David Miller sabe que la fase del contrato es donde usted hace su dinero y se salva de futuros dolores de cabeza.
Recuerdo un nuevo cliente de América del Sur. Enviamos sus piezas, y una cadena de oruga tenía un defecto. Me llamó, muy enojado, exigiendo que pagáramos el flete aéreo de $1,000. Revisé nuestro contrato. Solo decía que "proporcionaríamos una pieza de repuesto". No decía nada sobre el envío.
Discutimos durante una semana. Finalmente acordamos dividir el costo 50/50, solo para mantener la relación. Pero aprendí una lección: ahora insisto en que aclaremos esto con todos los clientes nuevos.
Términos de Envío Clave para Definir en su Contrato
Cuando redacte el acuerdo, sea específico.
- 1. Responsabilidad del Flete (Entrada): ¿Quién paga para enviar la pieza defectuosa de vuelta a la fábrica para su inspección? (A menudo, este es un costo del comprador).
- 2. Responsabilidad del Flete (Salida): ¿Quién paga para enviar la nueva pieza de repuesto a usted?
- 3. Método de Envío: ¿La garantía cubre solo "flete terrestre/marítimo estándar"? Si es así, indique claramente que "los costos de flete aéreo o acelerado son responsabilidad del comprador".
- 4. Ubicación (Incoterms): Esta es una gran trampa. ¿Significa "envío gratuito" FOB (Free on Board) Shanghái, donde el proveedor solo paga para llevarlo al puerto chino? ¿O significa DAP (Delivered at Place), donde pagan para que llegue a su almacén (pero usted paga las aduanas)?
Tuve un cliente que confundió CIF (Costo, Seguro, Flete) con DDP. Se sorprendió cuando recibió una factura por aranceles aduaneros y transporte terrestre. Dijo: "¡Pero dijeron que pagarían el flete!" Tuve que explicarle que CIF solo cubre el flete hasta el puerto de su país. Tuvo que pagar por todo lo posterior.
No Todos los Proveedores Son Iguales
Las políticas varían ampliamente. He visto algunas grandes marcas ofrecer envío de garantía DDP 7 para sus mejores distribuidores. Es parte de su precio premium. Pero otras fábricas solo cubrirán el envío nacional (por ejemplo, al puerto en China). Como comprador internacional, esa política es inútil para usted. Debe preguntar: "¿Cuál es su política para el envío de garantía internacional?"
Tabla 2: Incoterms Comunes para Piezas de Garantía
| Incoterm | Proveedor Paga Por | Comprador Paga Por | Mi Nota (de Linda) |
|---|---|---|---|
| EXW (Ex Works) | Nada. La pieza está en la puerta de la fábrica. | Todo el envío, aduanas y riesgo. | Nunca acepte esto para la garantía. |
| FOB (Free on Board) | Llevar la pieza al puerto de origen (p. ej., Shanghái). | Flete marítimo, seguro, aduanas, transporte terrestre. | Muy común, pero usted aún paga mucho. |
| CIF (Cost, Ins., Freight) | FOB + Flete marítimo y seguro. | Aranceles aduaneros, tasas portuarias, transporte terrestre. | Esta es la trampa del "costo oculto". |
| DAP (Delivered at Place) | Envío a su dirección. | Todos los aranceles e impuestos aduaneros. | Esto es mucho mejor. |
| DDP (Delivered Duty Paid) | Todo. La pieza llega a su puerta. | Nada. | Esto es lo mejor para usted, pero raro. |
¿Importa quién tuvo la culpa de la falla de la pieza original?
Su rodillo de oruga (o rodillo portador) se agrietó. El proveedor dice que su operador abusó de la máquina y la garantía es nula. Usted se queda con la factura. ¿Cómo prueba que fue culpa de ellos?
Sí, la culpa lo es todo. Si la falla se debe a un defecto de fabricación 8, nuestra garantía lo cubre. Pero si se debe a una instalación incorrecta, mantenimiento deficiente o abuso, la garantía es nula. Esta distinción determina quién paga la pieza y el envío.
Esta es la disputa más común y difícil en nuestro negocio. Como fabricante, nosotros (Dingtai) tenemos un estricto control de calidad 9 (ISO9001, inspección del 100%). Respaldamos nuestros productos. Pero también sabemos que las piezas de tren de rodaje viven en un entorno brutal.
Tuve un caso que nunca olvidaré. Un cliente minero en Australia dijo que nuestros rodillos estaban fallando prematuramente. Exigió 20 rodillos nuevos más flete aéreo. Estaba furioso. Nuestros ingenieros pidieron fotos. Vimos que los rodillos estaban cubiertos de hormigón y barro seco. Los sellos habían fallado porque el material abrasivo no se estaba limpiando.
Cómo Determinamos la Culpa (El Proceso de Inspección)
Cuando usted reclama un defecto, nosotros (el proveedor) casi siempre pediremos:
1. Fotos Claras: Necesitamos ver el punto de falla, el número de pieza y las piezas circundantes.
2. Condiciones de Operación: ¿Qué material está excavando la máquina? ¿Cuál es el entorno (barro, roca, arena)?
3. Registros de Mantenimiento: ¿Cuándo se limpió o inspeccionó por última vez el tren de rodaje?
4. Devolución de la Pieza: Para reclamos serios, le pediremos que envíe la pieza de vuelta a nuestro laboratorio en China (a menudo a su costo inicial) para un análisis metalúrgico completo.
Mi cliente en Australia insistió en que era nuestra calidad. Yo insistí en que era su mantenimiento. Estábamos atascados. Dijo: "¡No voy a pagar el envío de 20 rodillos rotos a China solo para que me culpen!"
Sugerí un compromiso: "Consiga que un laboratorio de pruebas local e independiente analice la falla". Lo hizo. El informe del laboratorio concluyó: "Falla del sello debido al empaquetamiento extremo de material abrasivo". Esto demostró que era un problema operativo, no un defecto de fabricación. El reclamo de garantía fue denegado. No estaba contento, pero respetó que usamos un tercero para probarlo.
A veces, la "falla" es pequeña, pero la pieza es grande. He visto proveedores que reemplazarán un perno pequeño y fallido y pagarán el flete aéreo porque es barato. Pero cuando falla una zapata de oruga de 300 kg, luchan arduamente, porque el costo de envío es enorme. Esto no es justo, pero sucede. Un defecto debería ser un defecto, independientemente del tamaño.
Razones Comunes por las que se Deniega un Reclamo de Garantía
- Instalación Incorrecta: Usar las herramientas incorrectas, par de apriete incorrecto.
- Falta de Mantenimiento: No limpiar las cadenas de oruga, no verificar la tensión.
- Aplicación Incorrecta: Usar una máquina estándar en una cantera de roca de trabajo extremo.
- Accidente o Abuso: Error del operador, golpear obstáculos.
Tabla 3: La Culpa Determina la Responsabilidad
| Escenario | ¿Quién tiene la Culpa? | ¿Quién Paga la Pieza? | ¿Quién Paga el Envío? |
|---|---|---|---|
| Defecto de Fabricación | Proveedor (Dingtai) | Proveedor | Según contrato (Negociable) |
| Error de Instalación | Comprador / Mecánico | Comprador | Comprador |
| Mantenimiento Incorrecto | Comprador / Operador | Comprador | Comprador |
| Daño en el Envío | Compañía de Envío | Compañía de Envío (Seguro) | Compañía de Envío (Seguro) |
¿Qué pasa con los aranceles aduaneros e impuestos para la pieza de repuesto?
Su pieza de repuesto "gratuita" llega. Luego recibe una factura de aduanas por un 25% de aranceles e impuestos. Esta es una sorpresa desagradable que muchos compradores, incluso los experimentados, olvidan preguntar.
A menos que haya negociado un término DDP (Delivered Duty Paid), usted (el comprador) es casi siempre responsable de todos los aranceles e impuestos de importación. Como proveedor, no puedo controlar ni pagar los impuestos locales de su país. Este costo es independiente del "flete".
Esta es la trampa de la "última milla". He visto que esto sucede muchas veces. Acordamos enviar una pieza de garantía. Pagamos CIF (Costo, Seguro, Flete) hasta el puerto de Los Ángeles. Nuestra parte del trato está hecha.
Luego recibo una llamada enojada del cliente. "¡Linda, las piezas están atascadas en el puerto! ¡DHL está pidiendo $500 en aranceles de importación!"
Tengo que explicarle con suavidad que el flete (lo que yo pagué) y los aranceles (lo que cobra su gobierno) son dos cosas diferentes. Los aranceles de importación, el IVA o los impuestos 10 son establecidos por el país del comprador. Nosotros, como exportadores chinos, no tenemos forma legal de pagarlos.
Cómo Manejar las Importaciones de Piezas de Garantía
Usted no está indefenso. Así es como se maneja esta situación correctamente.
- 1. Verifique su Incoterm: Todo esto se remonta al contrato. Si su contrato dice CIF o DAP, usted paga aranceles. Si dice DDP, el proveedor paga. (DDP es muy raro para piezas de garantía).
- 2. Use un Código de "Garantía/Reparación": Muchos países tienen una declaración aduanera especial para artículos de garantía o reparación. A veces puede importarlos con una tasa de arancel del 0%.
- 3. Hable con su Agente de Aduanas: Usted (el comprador) debe hablar con su agente de aduanas sobre esto antes de que se envíe la pieza. Necesitará documentación del proveedor (yo) que indique que este es un envío de "Sin Valor Comercial (NCV)" para fines de garantía.
- 4. Factura de "Sin Valor Comercial": Nosotros (el proveedor) debemos crear una Factura Comercial para aduanas. No podemos poner $0. Pondremos el valor real (p. ej., "$1,500") pero agregaremos una declaración: "SIN VALOR COMERCIAL. PIEZA DE REPUESTO SUMINISTRADA GRATIS BAJO GARANTÍA". Esto le dice a la aduana por qué no nos está pagando por ella, pero aún así le cobrarán aranceles sobre el valor del artículo ($1,500) a menos que solicite una exención (consulte el punto 2).
No se deje atrapar por esto. Cuando su proveedor acepte enviar una pieza de garantía, hágales esta pregunta exacta: "¿Qué valor declararán en la factura y pueden marcarla como 'reemplazo de garantía sin valor comercial'?" Luego, llame inmediatamente a su agente de aduanas.
Conclusión
Cuando se trata del envío de garantía, la claridad lo es todo. No asuma nada. Obtenga cada detalle sobre el flete, la culpa y los impuestos en su contrato antes de firmar el pedido.
Notas a Pie de Página
1. Explore los principios de una práctica comercial sostenible y su viabilidad a largo plazo. ↩︎
2. Guía sobre los requisitos de envío internacional para manejo especial y papeleo. ↩︎
3. Aprenda a calcular el sentido comercial de pagar por flete acelerado versus tiempo de inactividad de la máquina. ↩︎
4. Estrategias para obtener mejores tarifas de envío a través de un socio logístico dedicado. ↩︎
5. Comprender cómo los pagos grandes e inesperados, como el flete aéreo, impactan el flujo de caja de una empresa. ↩︎
6. Explicación detallada de los términos de envío esenciales para definir en un contrato de adquisición. ↩︎
7. Guía completa de los Incoterms de Delivered Duty Paid (DDP) para envíos de garantía y premium. ↩︎
8. Análisis de las causas comunes y definiciones de un defecto de fabricación en piezas de maquinaria pesada. ↩︎
9. Estándares y requisitos de sistemas de control de calidad estrictos como ISO9001 en la fabricación. ↩︎
10. Panorama general de los aranceles de importación, el IVA y los impuestos globales sobre bienes comerciales y piezas de repuesto. ↩︎