¿Quién paga los costos de envío de las piezas de tren de rodaje de repuesto para excavadoras en garantía?

Un rodillo clave falla. Su máquina se detiene. Usted presenta una reclamación de garantía, pero el proveedor le pide que usted pague el envío. Es una situación frustrante que veo a menudo.

En mis 20 años en Dingtai, lo he visto todo. Normalmente, la garantía cubre la pieza, pero no los gastos de envío, a menos que lo especifiquemos por escrito en el contrato. Usted debe esperar pagar el envío a menos que su proveedor indique claramente lo contrario.

Este costo oculto causa disputas importantes. Como gerente de compras como David, usted necesita claridad antes de comprar. Analicemos las preguntas comunes que escucho de los clientes sobre el envío por garantía, comenzando con las más urgentes.

¿Debo esperar que el proveedor cubra el costo del flete aéreo para piezas de repuesto urgentes?

Su excavadora está parada, lo que cuesta $2,000 al día. Necesita esa pieza ahora mismo por flete aéreo. Pero, ¿quién paga esa factura enorme? Este es un punto de dolor importante para muchos compradores.

Según mi experiencia, casi ninguna garantía estándar cubre el envío acelerado (flete aéreo). Los proveedores suelen cubrir únicamente el flete marítimo o terrestre estándar, en caso de que cubran el envío. Si lo necesita rápido, es casi seguro que pagará el costo adicional usted mismo.

El flete aéreo es extremadamente costoso para las piezas pesadas del tren de rodaje. Un proveedor podría pagar $200 por el flete marítimo, pero $2,000 por el flete aéreo. Simplemente no absorberán este alto costo.

Tuve un cliente en EE. UU., David, que enfrentó exactamente este problema. Su máquina estaba inactiva y exigió que enviáramos por aire una rueda cabilla (sprocket) de repuesto. Nuestra política estándar, como la mayoría en China, cubre el envío estándar si se confirma un defecto de calidad. No cubre la urgencia.

Tuvimos que decirle la dura verdad: podemos enviarlo por mar (que tarda 40 días) bajo los términos de la garantía, o usted puede pagar el flete aéreo para tenerlo en 5 días.

Estaba muy molesto. Valoramos nuestra relación, así que llegamos a un compromiso. Aceptó pagar la diferencia entre nuestro costo de flete marítimo estándar y el costo del flete aéreo. Esto les pareció justo a ambas partes.

Por qué los proveedores se resisten a pagar el flete aéreo

Existen razones claras por las que los proveedores como yo nos resistimos a pagar el envío aéreo de emergencia:

• Alto costo: El costo del flete aéreo puede borrar fácilmente todo el margen de beneficio de la venta original.
• Mal precedente: Si lo hacemos por un cliente, debemos hacerlo por todos. Se convierte en una práctica comercial ¹ insostenible.
• Complejidad logística: El flete aéreo para piezas industriales pesadas y voluminosas requiere manipulación y documentación especial ², lo cual es un servicio extra.

Sus opciones para piezas urgentes

Cuando su máquina está parada, tiene algunas opciones:

1. Pagar el costo total: Si su costo de inactividad es mayor que el flete aéreo, tiene sentido comercial ³ simplemente pagarlo.
2. Negociar la diferencia: Esto es lo que hice con David. Pida al proveedor que cubra su costo de envío estándar y usted pague el resto.
3. Usar su propio transitario: A veces, su propio socio logístico puede conseguirle una mejor tarifa ⁴ que la del proveedor.

También advierto a mi clientes sobre el reembolso. Algunos proveedores pueden decir que lo cubrirán, pero se refieren a que usted paga por adelantado y ellos le reembolsarán en 30-60 días. Esto realmente puede afectar su flujo de caja ⁵. Siempre pregunte: ¿Pagan ustedes directamente a la empresa de transporte o tengo que pagar yo y esperar el reembolso?

Flete aéreo vs. Flete marítimo (Ejemplo de costo)

Característica	Flete Marítimo Estándar	Flete Aéreo Acelerado
Ejemplo de costo (Rodillo de 100kg)	$150	$1,200
Tiempo de tránsito (China a EE. UU.)	30-45 días	5-7 días
Quién suele pagar (Garantía)	Proveedor (si está cubierto) o Comprador	Comprador (o el comprador paga la diferencia de $1,050)
Ideal para	Pedidos de stock, reemplazos no urgentes	Emergencias, situaciones de alta inactividad

¿Puedo negociar este punto y que quede claramente establecido en nuestro acuerdo de suministro?

Está cansado de discutir sobre los costos de envío después de que una pieza falla. Se siente atrapado por términos de garantía vagos. Hay una manera sencilla de evitar esta pelea cada vez.

Absolutamente. Como fabricante, quiero que usted negocie esto. Debe obtener los términos de envío definidos ⁶ en el Acuerdo de Compra (PA) o contrato de suministro. Si no está por escrito, no existe. Esto nos protege a ambos de disputas posteriores.

Esto es lo más importante que puede hacer. Un buen comprador como David Miller sabe que la fase de contrato es donde se gana dinero y se ahorran dolores de cabeza futuros.

Recuerdo a un nuevo cliente de Sudamérica. Enviamos sus piezas y una cadena de oruga tenía un defecto. Me llamó, muy enfadado, exigiendo que pagáramos los $1,000 del flete aéreo. Revisé nuestro contrato. Solo decía que proporcionaríamos una pieza de repuesto. No decía nada sobre el envío.

Discutimos durante una semana. Finalmente acordamos dividir el costo al 50/50, solo para mantener la relación. Pero aprendí la lección: ahora insisto en aclarar esto con todos los nuevos clientes.

Términos de envío clave para definir en su contrato

Cuando redacte el acuerdo, sea específico.

• 1. Responsabilidad del flete (Entrada): ¿Quién paga para enviar la pieza defectuosa de vuelta a la fábrica para su inspección? (A menudo, esto es costo del comprador).
• 2. Responsabilidad del flete (Salida): ¿Quién paga para enviarle la nueva pieza de repuesto?
• 3. Método de envío: ¿Cubre la garantía únicamente el flete estándar terrestre/marítimo? Si es así, indique claramente que los costos de flete aéreo o acelerado son responsabilidad del comprador.
• 4. Ubicación (Incoterms): Esta es una gran trampa. ¿Significa envío gratis FOB (Free on Board) Shanghai, donde el proveedor solo paga por llevarlo al puerto chino? ¿O significa DAP (Delivered at Place), donde pagan para que llegue a su almacén (pero usted paga la aduana)?

Tuve un cliente que confundió CIF (Cost, Insurance, Freight) con DDP. Se sorprendió cuando recibió una factura por aranceles aduaneros y transporte terrestre interno. Dijo: ¡Pero dijiste que pagarías el flete! Tuve que explicarle que el CIF solo cubre el flete hasta el puerto de su país. Él tenía que pagar todo lo posterior.

No todos los proveedores son iguales

Las políticas varían ampliamente. He visto algunas grandes marcas ofrecer envío de garantía DDP ⁷ para sus mejores distribuidores. Es parte de su precio premium. Pero otras fábricas solo cubrirán el envío nacional (por ejemplo, hasta el puerto en China). Como comprador internacional, esa política es inútil para usted. Debe preguntar: ¿Cuál es su política para el envío internacional por garantía?

Incoterms comunes para piezas en garantía

Incoterm	El proveedor paga por	El comprador paga por	Nota de Linda
EXW (Ex Works)	Nada. La pieza está en la puerta de la fábrica.	Todo el envío, aduanas y riesgo.	Nunca acepte esto para garantía.
FOB (Free on Board)	Llevar la pieza al puerto de origen (ej. Shanghai).	Flete marítimo, seguro, aduanas, transporte interno.	Muy común, pero usted todavía paga mucho.
CIF (Cost, Ins., Freight)	FOB + flete marítimo y seguro.	Aranceles aduaneros, tasas portuarias, transporte interno.	Esta es la trampa del costo oculto.
DAP (Delivered at Place)	Envío hasta su dirección.	Todos los aranceles aduaneros e impuestos.	Esto es mucho mejor.
DDP (Delivered Duty Paid)	Todo. La pieza llega a su puerta.	Nada.	Es lo mejor para usted, pero poco frecuente.

¿Importa quién tuvo la culpa de la falla de la pieza original?

Su rodillo de oruga se agrietó. El proveedor dice que su operador abusó de la máquina y la garantía queda anulada. Usted se queda con la factura. ¿Cómo demuestra que fue culpa de ellos?

Sí, la culpa lo es todo. Si la falla se debe a un defecto de fabricación ⁸, nuestra garantía lo cubre. Pero si se debe a una instalación incorrecta, un mantenimiento deficiente o abuso, la garantía se anula. Esta distinción determina quién paga la pieza y el envío.

Esta es la disputa más común y difícil en nuestro negocio. Como fabricante, nosotros (Dingtai) tenemos un estricto control de calidad ⁹ (ISO9001, inspección al 100%). Respaldamos nuestros productos. Pero también sabemos que las piezas del tren de rodaje viven en un entorno brutal.

Tuve un caso que nunca olvidaré. Un cliente minero en Australia dijo que nuestros rodillos estaban fallando prematuramente. Exigió 20 rodillos nuevos más flete aéreo. Estaba furioso. Nuestros ingenieros pidieron fotos. Vimos que los rodillos estaban cubiertos de hormigón seco y lodo. Los sellos habían fallado porque el material abrasivo no se estaba limpiando.

Cómo determinamos la culpa (El proceso de inspección)

Cuando usted reclama un defecto, nosotros (el proveedor) casi siempre pediremos:

1. Fotos claras: Necesitamos ver el punto de falla, el número de pieza y las piezas circundantes.
2. Condiciones de operación: ¿Qué material está excavando la máquina? ¿Cuál es el entorno (lodo, roca, arena)?
3. Registros de mantenimiento: ¿Cuándo se limpió o inspeccionó el tren de rodaje por última vez?
4. Devolver la pieza: Para reclamaciones serias, le pediremos que envíe la pieza de vuelta a nuestro laboratorio en China (a menudo a su cargo inicial) para un análisis metalúrgico completo.

Mi cliente en Australia insistía en que era nuestra calidad. Yo insistía en que era su mantenimiento. Estábamos estancados. Dijo: ¡No voy a pagar para enviar 20 rodillos rotos a China solo para que me culpes a mí!

Sugerí un compromiso: Obtenga un laboratorio de pruebas local e independiente para analizar la falla. Lo hizo. El informe del laboratorio volvió: Falla del sello debido a la acumulación extrema de material abrasivo. Esto demostró que era un problema operativo, no un defecto de fabricación. La reclamación de garantía fue rechazada. No estaba contento, pero respetó que usáramos a un tercero para demostrarlo.

A veces, la culpa es pequeña, pero la pieza es grande. He visto proveedores que reemplazan un perno pequeño fallido y pagan el flete aéreo porque es barato. Pero cuando falla una zapata de oruga de 300 kg, luchan con fuerza porque el costo de envío es enorme. Esto no es justo, pero sucede. Un defecto debe ser un defecto, independientemente del tamaño.

Razones comunes por las que se rechaza una reclamación de garantía

• Instalación incorrecta: Uso de herramientas inadecuadas, par de apriete incorrecto.
• Falta de mantenimiento: No limpiar las orugas, no comprobar la tensión.
• Aplicación incorrecta: Usar una máquina estándar en una cantera de roca de servicio extremo.
• Accidente o abuso: Error del operador, golpear obstáculos.

La culpa determina la responsabilidad

Escenario	¿Quién tiene la culpa?	¿Quién paga la pieza?	¿Quién paga el envío?
Defecto de fabricación	Proveedor (Dingtai)	Proveedor	Según contrato (Negociable)
Error de instalación	Comprador / Mecánico	Comprador	Comprador
Mantenimiento inadecuado	Comprador / Operador	Comprador	Comprador
Daños en el envío	Empresa de transporte	Empresa de transporte (Seguro)	Empresa de transporte (Seguro)

¿Qué pasa con los aranceles aduaneros e impuestos de la pieza de repuesto?

Llega su pieza de repuesto gratuita. Luego recibe una factura de la aduana por el 25% de aranceles e impuestos. Esta es una sorpresa desagradable que muchos compradores, incluso los experimentados, olvidan preguntar.

A menos que haya negociado un término DDP (Delivered Duty Paid), usted (el comprador) es casi siempre responsable de todos los aranceles e impuestos de importación. Como proveedor, no puedo controlar ni pagar los impuestos locales de su país. Este costo es independiente del flete.

Esta es la trampa de la última milla. He visto que esto sucede muchísimas veces. Acordamos enviar una pieza en garantía. Pagamos por CIF (Cost, Insurance, Freight) hasta el puerto de Los Ángeles. Nuestra parte del trato está hecha.

Entonces recibo una llamada furiosa del cliente. ¡Linda, las piezas están retenidas en el puerto! ¡DHL pide $500 en aranceles de importación!

Tengo que explicarle amablemente que el flete (lo que yo pagué) y los aranceles (lo que cobra su gobierno) son dos cosas diferentes. Los aranceles de importación, el IVA o los impuestos ¹⁰ los establece el país del comprador. Nosotros, como exportadores chinos, no tenemos forma legal de pagarlos.

Cómo manejar las importaciones de piezas en garantía

Usted no está indefenso. Aquí le explicamos cómo manejar esta situación correctamente.

• 1. Compruebe su Incoterm: Todo vuelve al contrato. Si su contrato dice CIF o DAP, usted paga los aranceles. Si dice DDP, el proveedor paga. (DDP es muy raro para piezas en garantía).
• 2. Use un código de Garantía/Reparación: Muchos países tienen una declaración de aduanas especial para artículos de garantía o reparación. A veces puede importarlos con una tasa de arancel del 0%.
• 3. Hable con su agente: Usted (el comprador) debe hablar con su agente de aduanas sobre esto antes de que se envíe la pieza. Necesitará documentación del proveedor (yo) que indique que se trata de un envío sin valor comercial (NCV) para fines de garantía.
• 4. Factura de Sin Valor Comercial: Nosotros (el proveedor) debemos crear una Factura Comercial para la aduana. No podemos poner $0. Pondremos el valor real (ej. $1,500) pero añadiremos una declaración: SIN VALOR COMERCIAL. PIEZA DE REPUESTO SUMINISTRADA GRATUITAMENTE BAJO GARANTÍA. Esto le indica a la aduana por qué usted no nos paga por ello, pero aun así le cobrarán aranceles sobre el valor del artículo ($1,500) a menos que solicite una exención (ver punto 2).

Que no le pille desprevenido. Cuando su proveedor acepte enviar una pieza en garantía, hágale exactamente esta pregunta: ¿Qué valor declarará en la factura y puede marcarla como 'reemplazo de garantía sin valor comercial'? Luego, llame inmediatamente a su agente de aduanas.

Conclusión

Cuando se trata de envíos por garantía, la claridad lo es todo. No asuma nada. Obtenga cada detalle sobre flete, culpa e impuestos en su contrato antes de firmar el pedido.

Notas al pie

1. Explore los principios de la práctica empresarial sostenible y su viabilidad a largo plazo. ↩︎
2. Guía de requisitos de envío internacional para manipulación especial y documentación. ↩︎
3. Aprenda cómo calcular el sentido comercial de pagar por flete acelerado frente al tiempo de inactividad de la máquina. ↩︎
4. Estrategias para conseguir mejores tarifas de envío a través de un socio logístico dedicado. ↩︎
5. Comprender cómo los pagos grandes e inesperados, como el flete aéreo, afectan el flujo de caja de una empresa. ↩︎
6. Explicación detallada de los términos de envío esenciales a definir en un contrato de adquisición. ↩︎
7. Guía completa de los Incoterms Delivered Duty Paid (DDP) para envíos de garantía y premium. ↩︎
8. Análisis de causas comunes y definiciones de un defecto de fabricación en piezas de maquinaria pesada. ↩︎
9. Estándares y requisitos de los sistemas de control de calidad estrictos como ISO9001 en la fabricación. ↩︎
10. Visión general de los aranceles de importación globales, el IVA y los impuestos sobre bienes comerciales y piezas de repuesto. ↩︎